Birokrasi berhubungan dengan organisasi masyarakat yang disusun secara ideal. Birokrasi dicapai melalui formalisasi aturan, struktur, dan proses di dalam organisasi. Para teoritikus klasik seperti Fayol (1949), Taylor (1911), dan Weber (1948), selama bertahun-tahun telah mendukung model birokrasi guna meningkatkan efektivitas administrasi organisasi. Max Weber adalah sosok yang dikenal sebagai bapak birokrasi. Menurut Weber (1948), organisasi birokrasi yang ideal menyertakan delapan karakteristik struktural.
Pertama, aturan-aturan yang disahkan, regulasi, dan prosedur yang distandarkan dan arah tindakan anggota organisasi dalam pencapaian tugas organisasi. Weber menggambarkan pengembangan rangkaian kaidah dan panduan spesifik untuk merencanakan tugas dan aktivitas organisasi.
Kedua, spesialisasi peran anggota organisasi memberikan peluang kepada divisi pekerja untuk menyederhanakan aktivitas pekerja dalam menyelesaikan tugas yang rumit. Dengan memecah tugas-tugas yang rumit ke dalam aktivitas khusus tersebut, maka produktivitas pekerja dapat ditingkatkan.
Ketiga, hirarki otoritas organisasi formal dan legitimasi peran kekuasaan anggota organisasi didasarkan pada keahlian pemegang jabatan secara individu, membantu mengarahkan hubungan intra personal di antara anggota organisasi guna menyelesaikan tugas-tugas organisasi.
Keempat, pekerjaan personil berkualitas didasarkan pada kemampuan tehnik yang mereka miliki dan kemampuan untuk melaksanakan tugas yang dibebankan kepada mereka. Para manajer harus mengevaluasi persyaratan pelamar kerja secara logis, dan individu yang berkualitas dapat diberikan kesempatan untuk melakukan tugasnya demi perusahaan.
Kelima, mampu tukar personil dalam peran organisasi yang bertanggung jawab memungkinkan aktivitas organisasi dapat diselesaikan oleh individu yang berbeda. Mampu tukar ini menekankan pentingnya tugas organisasi yang relatif untuk dibandingkan dengan anggota organisasi tertentu yang melaksanakan tugasnya-tugasnya.
Keenam, impersonality dan profesionalisme dalam hubungan intra personil di antara anggota organisasi mengarahkan individu ke dalam kinerja tugas organisasi. Menurut prinsipnya, anggota organisasi harus berkonsentrasi pada tujuan organisasi dan mengutamakan tujuan dan kebutuhan sendiri. Sekali lagi, ini menekankan prioritas yang tinggi dari tugas-tugas organisasi di dalam perbandingannya dengan prioritas yang rendah dari anggota organisasi individu.
Ketujuh, uraian tugas yang terperinci harus diberikan kepada semua anggota organisasi sebagai garis besar tugas formal dan tanggung jawab kerjanya. Pekerja harus mempunyai pemahaman yang jelas tentang keinginan perusahaan dari kinerja yang mereka lakukan.
Kedelapan, rasionalitas dan predictability dalam aktivitas organisasi dan pencapaian tujuan organisasi membantu meningkatkan stabilitas perusahaan. Menurut prinsip dasarnya, organisasi harus dijalankan dengan kaidah dan panduan pemangkasan yang logis dan bisa diprediksikan.
Model birokrasi telah menerima image publik yang buruk dalam beberapa tahun belakangan ini karena formalitas yang ekstrim dan kakunya organisasi birokrasi tersebut. Akan tetapi, dalam penerapannya di jaman modern seperti sekarang ini, “birokrasi dunia seringkali dijadikan untuk mengkritik kegagalan mengalokasikan kewenangan dan tanggung jawab , kaidah dan rutinitas yang kaku, kesalahan resmi, kinerja yang lamban, buck-passing, prosedur yang bertentangan dan arahan, duplikasi usaha, membangun kerajaan, terlalu banyak kekuasaan yang pegang oleh orang yang salah, pemborosan sumber daya, dan inertia” (Hick dan Gullett, 1975:128). Birokrasi dunia, seringkali menjadi sinonim dengan ketidakefisienan organisasi, formalitas, dan lemahnya kepekaan. Bradley dan Baird (1980) menyatakan bahwa “keluhan terhadap birokrasi begitu banyak: ia telah disalahgunakan karena kreativitas individu yang bersemangat, mendukung kesesuaian dan modifikasi kepribadian (hal.10).
Jelasnya, sejumlah perguruan tinggi ternama telah memperlihatkan kritikannya terhadap masalah birokrasi. Universitas dipandang tidak adil ketika mereka menerapkan birokrasinya sendiri. Cerita tentang sejumlah mahasiswa yang dikeluarkan dari perguruan tinggi karena melakukan kesalahan dalam nilai mereka, pendaftar baru yang harus menunggu lama dalam baris antrian hanya untuk bisa mendengarkan pernyataan bahwa mereka tidak diterima meskipun telah mendaftarkan diri, atau pengguna perpustakaan yang menerima denda karena keterlambatan mereka mengembalikan buku yang dipinjamnya ke perpustakaan. Cerita-cerita seperti itu muncul tidak saja dalam birokrasi dan tidak pekanya birokrasi, tetapi juga pada hal-hal di mana belum berkembangnya struktur organisasi bisa menjadi bentuk menjatuhkan diri terhadap pencapaian tujuan organisasi.
Akan tetapi, birokrasi menawarkan banyak keuntungan yang besar terhadap organisasi-organisasi yang rumit seperti universitas. Presisi, kecepatan, kejelasan, kontinuitas, ketelitian, kesatuan, dan bawahan langsung dinyatakan sebagai keuntungan dari struktur organisasi (Tortoriello, Blatt, dan DeWine, 1978). Struktur birokrasi mengikutsertakan kemampuan memprediksi perilaku organisasi melalui penjabaran kaidah, panduan dan prosedur spesifik dalam rangka menyelesaikan tugas. Seperti yang akan kita bahas dalam Bab 6, kaidah-kaidah tersebut membantu organisasi untuk mengatasi input kesulitan tingkat rendah, yang menunjukkan bahwa birokrasi adalah sesuatu yang berguna bagi rutinitas penanganan tugas-tugas organisasi yang bisa diprediksikan. Sebelumnya kaidah tidak berguna untuk merespon input dengan tingkat kesulitan tinggi, menunjukkan bahwa model birokrasi dianggap tidak pas untuk menangani masalah organisasi yang rumit. Birokrasi tidak melahirkan kreativitas dan fleksibilitas, meskipun ada banyak situasi di mana anggota organisasi harus bereaksi secara aktif terhadap masalah yang rumit dan sulit diprediksikan. Singkatnya, birokrasi menawarkan banyak kelebihan yang kuat dalam menerapkan standar praktek organisasi, selain ia juga bisa membatasi anggota organisasi dan individu yang bekerja di dalamnya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar