teori organisasi administrasi

Teoritikus administrasi pertama dan paling berpengaruh adalah industrialis berkebangsaan Perancis yaitu Henry Fayol. Pada tahun 1916, Fayol mengidentifikasi beberapa prinsip manajemen. Dalam tonggak sejarahnya buku berjudul Manajemen Umum dan Industri (yang diterjemahkan kembali ke dalam bahasa Inggris di tahun 1949) itu telah menjadi titik tolak dari teori administrasi. Prinsip-prinsip tersebut telah diterapkan secara luas pada desain dan praktek organisasi dan memberikan pengaruh kuat pada desain dan administrasi organisasi industri modern.

Beberapa prinsip dasar manajemen yang telah diperkenalkan oleh Fayol kemudian menjadi sesuatu yang biasa kita temukan sekarang ini, tetapi itu merupakan refleksi dari aplikasi dan penggunaannya yang luas. Banyak prinsip dasar yang serupa dengan model birokrasi yang didefinisikan oleh Weber. Fayol (1949) mendefinisikan 20 prinsip dasar manajemen.

1. Perencanaan
2. Organisasi
3. Perintah
4. Kontrol
5. Bidang pekerjaan
6. Otoritas
7. Disiplin
8. Kesatuan perintah
9. Kesatuan arah
10. Bawahan individu bagi kelompok yang lebih besar
11. Penghitungan ulang
12. Sentralisasi kekuasaan
13. Perintah
14. Ekuitas
15. Stabilitas kedudukan
16. Inisiatif
17. Semangat kesatuan
18. Lini dan fungsi staf

Rantai scalar menyatakan bahwa anggota organisasi harus menjawab langsung kepada atasan mereka dan mengawasi langsung bawahan mereka. Rantai scalar membentuk jalur interaksi vertikal di antara atasan dan bawahan sepanjang rantai komando hirarki organisasi.

Teori administrasi dikembangkan sebagai panduan preskriptif bagi manajemen organisasi industri sesuai penggunaan kaidah dan otoritas secara langsung. Di sini diperlihatkan kekuatan dan kelemahan dari teori administrasi. Prinsip dasar preskriptif dari teori administrasi membuat teori tersebut sangat pragmatis dan dapat diaplikasikan pada organisasi bisnis. Sebelumnya, karena tidak ada prinsip manajemen universal yang dapat diaplikasikan secara merata pada semua situasi organisasi, prinsip teori administrasi dapat disalahartikan, bertentangan dan tidak sesuai dalam penggunaannya ketika berhubungan dengan masalah-masalah organisasi yang berbeda. Di samping itu, seperti yang akan kita bahas secara mendalam pada bagian akhir bab ini, prinsip teori administrasi, seperti prinsip birokrasi, sering dihubungkan sebagai bentuk yang kaku dan tidak peka terhadap kebutuhan anggota organisasi.

Birokrasi harus dicerna sebagai satu fenomena sosiologis. Dan birokrasi sebaiknya dipandang sebagai buah dari proses rasionalisasi. Konotasi atau anggapan negatif terhadap birokrasi sebenarnya tidak mencerminkan birokrasi dalam sosoknya yang utuh. Birokrasi adalah salah satu bentuk dari organisasi, yang diangkat atas dasar alasan keunggulan teknis, di mana organisasi tersebut memerlukan koordinasi yang ketat, karena melibatkan begitu banyak orang dengan keahlian-keahlian yang sangat bercorak ragam.

Ada tiga kecenderungan dalam merumuskan atau mendefinisikan birokrasi, yakni: pendekatan struktural, pendekatan behavioral (perilaku) dan pendekatan pencapaian tujuan.

Weber mengajukan 3 tipe idealnya yang terdiri dari: otorita tradisional, kharismatik dan legal rasional. Otorita tradisional mendasarkan diri pada pola pengawasan di mana legitimasi diletakkan pada loyalitas bawahan kepada atasan. Sedang otorita kharismatik menunjukkan legitimasi yang didasarkan atas sifat-sifat pribadi yang luar biasa. Adapun otorita legal rasional kepatuhan bawahan di dasarkan atas legalitas formal dan dalam yurisdiksi resmi.

Kelemahan dari teori Weber terletak pada keengganan untuk mengakui adanya konflik di antara otorita yang disusun secara hierarkis dan sulit menghubungkan proses birokratisasi dengan modernisasi yang berlangsung di negara-negara sedang berkembang.

Tipologi yang diajukan oleh Weber, selanjutnya dikembangkan oleh para sarjana lain, seperti oleh Fritz Morztein Marx, Eugene Litwak dan Textor dan Banks.

Menurut Dennis H. Wrong ciri struktural utama dari birokrasi adalah: pembagian tugas, hierarki otorita, peraturan dan ketentuan yang terperinci dan hubungan impersonal di antara para pekerja. Karakteristik birokrasi menurut Max Weber terdiri dari: terdapat prinsip dan yurisdiksi yang resmi, terdapat prinsip hierarki dan tingkat otorita, manajemen berdasarkan dokumen-dokumen tertulis, terdapat spesialisasi, ada tuntutan terhadap kapasitas kerja yang penuh dan berlakunya aturan-aturan umum mengenal manajemen.

Ada dua pandangan dalam merumuskan birokrasi. Pertama, memandang birokrasi sebagai alat atau mekanisme. Kedua, memandang birokrasi sebagai instrumen kekuasaan. Ada tujuh hal penting yang perlu diperhatikan untuk mengembangkan organisasi birokratik.

Pentingnya peranan birokrasi amat menonjol dalam negara-negara sedang berkembang di mana mereka semuanya telah memberikan prioritas kegiatannya pada penyelenggaraan pembangunan nasional. Di negara-negara ini birokrasi berperan sebagai motor dan penggerak pembangunan. Secara khusus peranan dan pentingnya arti birokrasi tertampilkan dalam fungsinya sebagai pemrakarsa usul pembuatan kebijakan, penasihat dalam kebijakan dan sebagai inovator dan penyedia sumber.

Kegiatan-kegiatan dalam rangka studi Organisasi dan Metode meliput tiga hal berikut: penyelidikan organisasi, penyempurnaan metode, dan penelaahan tata ruang. Usaha pengembangan/pelembagaan organisasi adalah suatu usaha untuk memperbaiki efektivitas dan kesehatan organisasi dengan menggunakan ilmu dan pengetahuan perilaku. Pengembangan/ pelembagaan organisasi dipandang sebagai analisis segi kemanusiaan dalam seluruh kehidupan organisasi. Perkembangan masyarakat yang semakin kompleks mendorong tumbuhnya studi administrasi terhadap bidang-bidang khusus. Tujuannya adalah untuk lebih meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi.