Tugas 2 Teori Organisai Umum

1. Jelaskan  Ruang lingkup Organisasi dan Metode ?

Jawab  :

Dengan melihat maksud dan sifat dari Organisasi dan Metode yang merupakan pelayanan bagi manajer dan administrasi dalam melaksanakan fungsi manajemen, maka Organisasi dan metode merupakan bantuan teknis dan praktis dalam pelaksanaan teori organisasi dan menejemen dengan setepat-tepatnya.

Dari sifat dan maksud Organisasi dan Metode dapatlah dipahami bahwa ruang lingkup Organisasi dan Metode adalah menyangkut bidang-bidang khusus, dari organisasi dan manajemen yang detail dan memiliki scope yang luas.

Adapun kegiatan-kegiatan yang termasuk ke dalam scope Organisasi dan Metode adalah sebagai berikut :

- Analisa Organisasi ( Organization Analysis)
-Komunikasi dalam Organisasi ( Communication in the Organization )
- Tata Kerja, Prosedur Kerja dan Sistem Kerja ( Work Methods, Procedures, and Systems )
- Pentingnya Filling dari segi Organization dan Methods
- Pentingnya jangka waktu penyimpanan data dan dokumen ( Record retention and Schedule )
- Pentingnya formulir dari segi Organization dan Methods
- Pendayagunaan mesin Kantor ( Office Machine )
- Pendayagunaan perabotan dan peralatan kantor ( Office Equipment )
- Pentingnya tata ruang kantor dan penyusunan ruangan kerja ( Office layout and Space Planning )
- Pentingnya penulisan laporan dalam Organization & Methods
- Pentingnya buku pedoman kerja
- Pentingnya Organization & Methods pada anggaran belanja
- Analisis Kepegawaian
- Pentingnya Penyederhanaan Kerja
- Organisasi Unit O & M
- Kesimpulan Akhir ( Final Conclusion)

Sesuai dengan prinsip-prinsip dalam Organisasi dan Metode maka pembahasan bidang-bidang tersebut akan dititikberatkan oada pembahasan tentang system,  procedure, dan tata kerjanya dalam  kaitannya dengan asas efisiensi.

Adanya system, prosedur dan tata kerja yang tepat akan memungkinkan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen yang dilakukan top manajer juga tepat dan efisien dalam pemakaina sumber daya alam, sumber daya manusia, maupun penggunaan waktu yang tersedia.

2. Mengapa uang bisa dijadikan sebagai motivasi dalam bekerja?

Jawab  :

Money (Uang) dapat dijadikan motivasi dalam bekerja karena dalam menjalani kehidupan manusia dituntut untuk memenuhi kebutuhan yang ada, baik kebutuhan pokok, sandang, maupun papan. Hal itulah yang menjadi motivasi kuat bagi manusia dalam bekerja karena untuk mendapatkan uang tersebut manusia harus memiliki motivasi kuat dalam melakukan pekerjaannya.

3. Apa sebab timbulnya organisasi informal ?

Jawab  :

Organisasi informal dapat disebut sebagai suatu bayangan dari organisasi formal. Keberadaan Organisasi informal dapat diilustrasikan sebagai berikut :

Meskipun organisasi informal merupakan refleksi organisasi formal, tetapi terdapat perbedaan cirri-ciri organisasi yang menonjol, secara lebih khusus Argyris mengemukakan empat bidang utama yang membedakan organisasi formal dan organisasi informal, yaitu sebagai berikut ini :

1. Hubungan-hubungan antar pribadi

Dalam organisasi formal hubungan di antara orang-orang ditentukan sedangkan dalam hubungan informal sangat tergantung pada berbagai kebutuhan para anggota.

2. Kepemimpinan

Para pemimpin ditetapkan dan ditunjukan dalam formal, serta muncul dan dipilih dalam informal.

3. Pengendalian dan Keperilakuan

Organisasi-organisasi formal mengendalikan perilaku karyawan melalui balas jasa dan hukuman.Di lain pihak, kelompok-kelompok informal mengendalikan para anggota dengan pemenuhan kebutuhan.

4. Ketergantungan

Karena kemampuan pada organisasi formal berhubungan dengan balas jasa dan hukuman, para bawahan formal lebih tergantung dari para anggota kelompok informal.

Adapun alasan utama terbentuknya organisasi informal adalah karena adanya kebutuhan-kebutuhan penting yang bersifat manusiawi (human needs ) yang harus dipenuhi dan ternyata tidak dapat dipenuhi oleh organiasi formal.

Berikut ini kebutuhan-kebutuhan yang mendasari terbentuknya organisasi informal :

1. Kebutuhan Sosial
2. Rasa memiliki dan Pengenalan diri
3. Pengetahuan tentang perilaku yang diterima
4. Perhatian (simpati)
5. Bantuan dalam pencapaian tujuan
6. Kesempatan berpengaruh dan berprestasi
7. Pelestarian nilai-nilai budaya
8. Komunikasi dan informasi

Disamping itu ada beberapa karakteristik khusus dalam organisasi informal, yaitu :

1. Standart perilaku
2. Tekanan untuk menyesuaikan diri
3. Kepemimpinan informal
4. Sistem status

Dalam banyak hal, organisasi informal membantu organisasi formal, dan tanpa adanya organisasi informal, organisasi formal akan menghadapi hambatan-hambatan yang lebih berat. Melihat hal tersebut, maka bisa disimpulkan secara garis besar mengenai manfaat organisasi informal, yaitu :

1. Sebagai pendukung tujuan organisasi
2. Sebagai alat komunikasi tambahan
3. Sebagai alat pemuas kebutuhan sosial

4. Dapat membantu manajer yang kurang mampu

4. Apa yang dimaksud dengan ‘ Jendela Johari’ ?

Jawab  :

Jendela Johari adalah Jendela yang mencerminkan 4 Kepribadian pada diri sendiri. Jendela ini dibuat agar kita lebih mudah mengenal diri kita sendiri, psikolog terkenal dari Amerika Serikat bernama Joseph Luftdan Harrington Ingham menciptakan konsep ini dengan nama Johari Window atau Jendela Johari pada tahun 1955. Konsep ini menggambarkan bahwa ada empat jendela yang bisa menggambarkan pengenalan diri kita, yaitu sebagai berikut :

1. Open Area

Jendela ini menggambarkan hal-hal (bisa perilaku, persepsi, emosi, pengetahuan, pola pikir, dan keahlian) yang kita ketahui dan orang lain juga tahu tentang hal itu. Jendela yang terbuka ini bisa dibilang sebagai sisi dimana hubungan kita dan orang lain berjalan dengan lancar dan bebas hambatan. Dikarenakan kedua pihak saling mengenal dengan baik dan punya banyak informasi tentang dirinya masing masing. Komunikasi yang lancar ini membuat konflik akan dengan mudah dihindari

2. Blind Area

Jendela ini melukiskan sisi yang tidak tersadarkan pada diri kita, tetapi orang lain mengetahui sisi yang ada di dalam diri kita tersebut. Jendela ini merupakan bagian dimana hubungan kita dengan orang lain berjalan dengan baik, karena kedua belah pihak tahu apa-apa saja di pendampingnya, namun, kurangnya komunikasi bisa menghancurkan hubungan itu.

3. Hidden Area

Jendela ini adalah daerah yang merupakan antonim dari Blind Area, jendela ini memperlihatkan hal-hal yang bersifat pribadi, hanya kita yang tahu namun orang lain tidak tahu akan hal ini, sisi yang ada di hadapan jendela ini hanya akan merugikan satu pihak saja, yaitu pihak yang  selalu menyembunyikan informasi tentang dirinya.

4. Unknow Area

Jendela ini merupakan tempat kita menyembunyikan hal-hal yang kita miliki, karena kurangnya wawasan perihal diri sendiri, hal-hal itu bersembunyi dalam diri kita.

Jendela johari dapat kita ilustrasikan dengan gambar di bawah ini :