Tugas 5 Teori Organisai Umum

1. Sebutkan cara penyusunan warkat yang saudara ketahui ?

• Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad.
• Sistem masalah merupakan suatu sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
• Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
• Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
• Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
Penyusunan papers berdasarkan abjad ini masih dibagi lagi menjadi beberapa bagian misalnya berdasarkan :
a. Nama orang, nama pendaftar, nama mahasiswa dan sebagainya.
b. Masalah yang akan dibahas, topik yang dibicarakan.
Untuk mempermudah penempatan dan penemuan kembali papers – papers yang bersangkutan maka sebaiknya dalam tempat penyimpanan papers pada awal nama diselipkan huruf abjad yang sesuai dengan nama depan atau huruf depannya misalnya untu setiap pengatian nama atau topik ditulis kedalam lembaran yang menonjol sehingga mudah dlama mencari topik atau nama yang lainya. system penyusunan papers menurut subyek Penyusunan papers menurut subyek ini merupakan modifikasi dari penyusunan papers menurut abjad.
Penyusunan warkat terbagi menjadi 3 tahap, yaitu :
Tahap Awal
• Memilih, mengumpulkan dan menentukan topik.
• Memperdalam wawasan/intelektual berhubungan apa yang akan dikembangkan/diperluas.
Tahap Penulisan
• Dengan Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
• Sistem penomoran merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder.
• Dengan mengembangkan makalah untuk dijadikan makalah.
• Dengan Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan, yaitu kapan pembelian itu dikeluarkan.
• Untuk warkat jenis wesel, cek, surat pembelian atau order bisa disusun dengan cara sistem nomor yaitu dengan melihat nomor cek, wesel atau surat pembelian yang ada, disusun dari nomor yang terkecil sampai yang terbesar atau bisa sebaliknya.
• Dengan Filling sistem suatu rangkaian kerja akan teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan.
Tahap Revisi
• Pemeriksaan terhadap isi dan penggunaan kata, kalimat, ejaan, serta tanda baca.

2. Untuk jenis warkat wesel, cek, surat pembelian disusun / ditaruh dengan cara apa ?

Untuk warkat jenis wesel, cek, surat pembelian atau order bisa disusun dengan cara system nomor yaitu dengan melihat nomor cek, wesel ata surat pembelian yang ada, disusun dari nomor yang terkecil sampai yang terbesar atau bisa sebaliknya.
dengan system tanggal yaitu kapan wesel, cek dan surat pembelian itu di keluarkan.
Bisa juga dengan sistem wilayah, dari dan dimana surat pembelian dikeluarkan.Atau

3. Apa yang anda ketahui tentang RECORD RETENTION SCHEDULE ?

record retention schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, distribusi, maupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan yang dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi.
Penggolongan records dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu records harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara ( temporary storage) atau kapan suatu records ttersebut harus dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya (permanent storage ).
Records terbagi menjadi 4 golongan, yaitu :
• Records yang tidak penting (non essential)
• Records yang tidak dimanfaatkan
• Records yang penting
• Records yang sangat penting.

4. Apa yang anda ketahui dengan TABULATING ?

Tabulating yaitu memasukkan data-data yang sudah dikelompokkan ke dalam tabel-tabel yang mudah dipahami. Tabulating juga mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, sehingga bisa memberikan analisa yang rasional, objektif dan menunjukkan logika hubungan antara data, fakta peristiwa dan dampaknya.

Tugas 4 Teori Organisasi Umum

Soal :
1. Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil
2. Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel
3. Sebutkan cara peyusunan paper/warkat yang saudara ketahui
4. Sebutkan Prinsif dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja

Jawab :
1. Syarat-syarat komunikasi dengan baik yaitu :
• Usahakan agar kita sendiri mencapai keterangan yang lengkap
• Usahakan agar terdapat adanya kepercayaan pada kedua belah pihak.
• Usahakan untuk mencapai dasar pengalaman yang sama.
• Gunakanlah kata-kata yang dikenal oleh masing-masing pihak.
• Usahakanlah agar perhatian fihak yang menerima intruksi tetap ada.
• Perhatikanlah hubungan-hubungan.
• Gunakanlah contoh-contoh dan alat-alat visual.
• Praktekanlah penangguhan reaksi.

2. Cara mengatasi penyimpangan social yang efisien :
a. Sanksi yang tegas
Apa itu sanksi? Sanksi yaitu persetujuan atau penolakan terhadap perilaku tertentu. Persetujuan adalah sanksi positif, sedangkan penolakan adalah sanksi negatif yang mencakup pemulihan keadaan, pemenuhan keadaan dan hukuman. Sanksi diperlukan untuk menjamin tercapainya tujuan dan dipatuhinya norma-norma. Pada pelaku penyimpangan sudah selayaknya mendapatkan sanksi yang tegas, yang berupa hukuman yang tegas sesuai dengan undang-undang yang berlaku demi pemulihan keadaan masyarakat untuk tertib dan teratur kembali.


b. Penyuluhan-penyuluhan
Melalui jalur penyuluhan, penataran ataupun diskusi-diskusi dapat disampaikan kepada masyarakat penyadaran kembali pelaksanaan nilai, yang berlaku yang telah dilanggarnya, harus melalui penyuluhan secara terus-menerus dan berkesinambungan. Terlebih-lebih pada pelaku tindak kejahatan/kriminal. Peran lembaga-lembaga agama, kepolisian, pengadilan, Lembaga Permasyarakatan (LP) sangat diharapkan untuk mengadakan penyuluhan-penyuluhan tersebut.

3. system penyusunan papers menurut abjad
Penyusunan papers berdasarkan abjad ini masih dibagi lagi menjadi beberapa bagian misalnya berdasarkan :
a. Nama orang, nama pendaftar, nama mahasiswa dan sebagainya.
b. Masalah yang akan dibahas, topik yang dibicarakan.
Untuk mempermudah penempatan dan penemuan kembali papers – papers yang bersangkutan maka sebaiknya dalam tempat penyimpanan papers pada awal nama diselipkan huruf abjad yang sesuai dengan nama depan atau huruf depannya misalnya untu setiap pengatian nama atau topik ditulis kedalam lembaran yang menonjol sehingga mudah dlama mencari topik atau nama yang lainya. system penyusunan papers menurut subyek Penyusunan papers menurut subyek ini merupakan modifikasi dari penyusunan papers menurut abjad.

4. Tata kerja : merupakan cara pekerjaan dengan benar dan berhasil guna atau bias mencapai tingkat efisien yang maksimal. 
Prosedur : merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan. 
Sistem : merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

Tugas 3 Teori Organisai Umum

1. Sebutkan gaya kepemimpinan yang saudara ketahui !

Jawab  :

Gaya kepemimpinan adalah pendekatan lain yang dapat dilakukan untuk memahami kepemimpinan yang sukses dengan cara memusatkan diri pada apa yang dilakukan seorang pemimpin melalui gayanya. Gaya kepemimpinan merupakan suatu cara pemimpin untuk mempengaruhi bawahannya.

Secara relatif ada 3 macam gaya kepemimpinan yang berbeda, yaitu :

1. Gaya kepemimpinan Otokratis

Adalah gaya kepemimpinan yang memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

a.      Semua penentuan kebijaksanaan dilakukan oleh pemimpin

b.      Teknik-teknik dan langkah-langkah kegiatan di dikte di dikte oleh atasan setiap waktu

c.       Pemimpin biasanya mendikte tugas kerja bersama setiap anggota

d.      Pemimpin cenderung menjadi pribadi dalam pujian dan kecammannya terhadap kerja setiap anggota

2. Gaya Kepemimpinan Demokratis

Adalah gaya kepemimpinan yang memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

a.      Semua kebijaksanaan terjadi pada kelompok diskusi dan keputusan diambil dengan dorongan dan bantuan dari pemimpin.

b.      Kegiatan-kegiatan didiskusikan, langkah-langkah umum untuk tujuan kelompok dibuat, dan bila dibutuhkan petunjuk-petunjuk teknis,pemimpin mengarahkan dua atau lebih alternatif prosedure yang dapat dipilih.

c.       Para anggota bebas bekerja dengan siapa saja yang mereka pilih dalam pembagian tugas ditentukan oleh kelompok.

d.      Pemimpin adalah obyektif atau ”fact Minded”.

3. Gaya kepemimpinan Laissez Faire

Adalah gaya kepemimpinan yang memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

a.      Kebebasan penuh bagi keputusan kelompok atau individu dengan partisipasi minimal dari pemimpin

b.      Bahan-bahan yang bermacam-macam disediakan oleh pemimpin yang membuat orang selalu siap bila dia akan memberikan informasi pada saat ditanya

c.       Sama sekali tidak ada partisipasi dari pemimpin dalam penentuan tugas

d.      Kadang-kadang memberi komentar spontan terhadap kegiatan anggota.

2. Sebutkan manfaat dari organisasi informal ?

Jawab :

Organisasi informal dapat disebut sebagai suatu bayangan daro organisasi formal. Meskipun organisasi informal merupakan refleksi organisasi formal, tetapi terdapat perbedaan cirri-ciri organisasi yang menonjol, secara lebih khusus Argyris mengemukakan empat bidang utama yang membedakan organisasi formal dan organisasi informal, yaitu sebagai berikut ini :

1. Hubungan-hubungan antar pribadi

Dalam organisasi formal hubungan di antara orang-orang ditentukan sedangkan dalam hubungan informal sangat tergantung pada berbagai kebutuhan para anggota.

2. Kepemimpinan

Para pemimpin ditetapkan dan ditunjukan dalam formal, serta muncul dan dipilih dalam informal.

3. Pengendalian dan Keperilakuan

Organisasi-organisasi formal mengendalikan perilaku karyawan melalui balas jasa dan hukuman.Di lain pihak, kelompok-kelompok informal mengendalikan para anggota dengan pemenuhan kebutuhan.

4. Ketergantungan

Karena kemampuan pada organisasi formal berhubungan dengan balas jasa dan hukuman, para bawahan formal lebih tergantung dari para anggota kelompok informal.

Adapun alasan utama terbentuknya organisasi informal adalah karena adanya kebutuhan-kebutuhan penting yang bersifat manusiawi (human needs ) yang harus dipenuhi dan ternyata tidak dapat dipenuhi oleh organiasi formal.

Berikut ini kebutuhan-kebutuhan yang mendasari terbentuknya organisasi informal :

1. Kebutuhan Sosial
2. Rasa memiliki dan Pengenalan diri
3. Pengetahuan tentang perilaku yang diterima
4. Perhatian (simpati)
5. Bantuan dalam pencapaian tujuan
6. Kesempatan berpengaruh dan berprestasi
7. Pelestarian nilai-nilai budaya
8. Komunikasi dan informasi

Disamping itu ada beberapa karakteristik khusus dalam organisasi informal, yaitu :

1. Standart perilaku
2. Tekanan untuk menyesuaikan diri
3. Kepemimpinan informal
4. Sistem status

Dalam banyak hal, organisasi informal membantu organisasi formal, dan tanpa adanya organisasi informal, organisasi formal akan menghadapi hambatan-hambatan yang lebih berat. Melihat hal tersebut, maka bisa disimpulkan secara garis besar mengenai manfaat organisasi informal, yaitu :

1. Sebagai pendukung tujuan organisasi
2. Sebagai alat komunikasi tambahan
3. Sebagai alat pemuas kebutuhan sosial
4. Dapat membantu manajer yang kurang mampu

3. Sebutkan beberapa jenis bagian struktur organisasi?

Jawab  :

Pembagian departemen atau unit pada struktur organisasi dapat dibagi menjadi 3 (tiga) macam :
1. Departementalisasi Menurut Fungsi
Pada pembagian ini orang yang memiliki fungsi yang terikat dikelompokkan menjadi satu. Umum terjadi pada organisasi kecil dengan sumber daya terbatas dengan produksi lini produk yang tidak banyak. Biasanya dibagi dalam bagian keuangan, pemasaran, umum, produksi, dan lain sebagainya.
2. Departementalisasi Menurut Produk / Pasar
Pada jenis departementalisasi ini orang-orang atau sumber daya yang ada dibagi ke dalam departementalisasi menurut fungsi serta dibagi juga ke dalam tiap-tiap lini produk, wilayah geografis, menurut jenis konsumen, dan lain sebagainya.
3. Departementalisasi Organisasi Matrix / Matriks
Bentut organisasi matriks marupakan gabungan dari departementalisasi menurut fungsional dan departementalisasi menurut proyek. Seorang pegawai dapat memiliki dua posisi baik secara fungsi maupun proyek sehingga otomatis akan memiliki dua atasan / komando ganda. Proyek biasanya diadakan secara tidak menentu dan sifatnya tidak tetap.

4. Jelaskan perbedaan dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja?

Jawab  :

Perbedaan dari tata kerja, sistem kerja, dan prosedur kerja dapat dilihat pada tabel dibawah ini.

Tata Kerja	Sistem Kerja	Prosedure Kerja
Merupakan Cara melaksanakan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil	Merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedure yang menjadi satu	Merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai darimana asalnya dan mau menuju kemana, serta kapan pekerjaan tersebut akan selesai, maupun alat apa yang digunakan untuk meyelesaikan pekerjaan tersebut.
Tujuan dari tata kerja adalah agar bisa tercapai tingkat efisien yang maksimal	Tujuan dari Sistem Kerja adalah agar terbentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.	Tujuan dari prosedure Kerja adalah agar semua prosdure yang ada dapat terdefinisi dengan baik, sehingga meningkatkan fungsi efektif dengan maksimal

Tugas 2 Teori Organisai Umum

1. Jelaskan  Ruang lingkup Organisasi dan Metode ?

Jawab  :

Dengan melihat maksud dan sifat dari Organisasi dan Metode yang merupakan pelayanan bagi manajer dan administrasi dalam melaksanakan fungsi manajemen, maka Organisasi dan metode merupakan bantuan teknis dan praktis dalam pelaksanaan teori organisasi dan menejemen dengan setepat-tepatnya.

Dari sifat dan maksud Organisasi dan Metode dapatlah dipahami bahwa ruang lingkup Organisasi dan Metode adalah menyangkut bidang-bidang khusus, dari organisasi dan manajemen yang detail dan memiliki scope yang luas.

Adapun kegiatan-kegiatan yang termasuk ke dalam scope Organisasi dan Metode adalah sebagai berikut :

- Analisa Organisasi ( Organization Analysis)
-Komunikasi dalam Organisasi ( Communication in the Organization )
- Tata Kerja, Prosedur Kerja dan Sistem Kerja ( Work Methods, Procedures, and Systems )
- Pentingnya Filling dari segi Organization dan Methods
- Pentingnya jangka waktu penyimpanan data dan dokumen ( Record retention and Schedule )
- Pentingnya formulir dari segi Organization dan Methods
- Pendayagunaan mesin Kantor ( Office Machine )
- Pendayagunaan perabotan dan peralatan kantor ( Office Equipment )
- Pentingnya tata ruang kantor dan penyusunan ruangan kerja ( Office layout and Space Planning )
- Pentingnya penulisan laporan dalam Organization & Methods
- Pentingnya buku pedoman kerja
- Pentingnya Organization & Methods pada anggaran belanja
- Analisis Kepegawaian
- Pentingnya Penyederhanaan Kerja
- Organisasi Unit O & M
- Kesimpulan Akhir ( Final Conclusion)

Sesuai dengan prinsip-prinsip dalam Organisasi dan Metode maka pembahasan bidang-bidang tersebut akan dititikberatkan oada pembahasan tentang system,  procedure, dan tata kerjanya dalam  kaitannya dengan asas efisiensi.

Adanya system, prosedur dan tata kerja yang tepat akan memungkinkan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen yang dilakukan top manajer juga tepat dan efisien dalam pemakaina sumber daya alam, sumber daya manusia, maupun penggunaan waktu yang tersedia.

2. Mengapa uang bisa dijadikan sebagai motivasi dalam bekerja?

Jawab  :

Money (Uang) dapat dijadikan motivasi dalam bekerja karena dalam menjalani kehidupan manusia dituntut untuk memenuhi kebutuhan yang ada, baik kebutuhan pokok, sandang, maupun papan. Hal itulah yang menjadi motivasi kuat bagi manusia dalam bekerja karena untuk mendapatkan uang tersebut manusia harus memiliki motivasi kuat dalam melakukan pekerjaannya.

3. Apa sebab timbulnya organisasi informal ?

Jawab  :

Organisasi informal dapat disebut sebagai suatu bayangan dari organisasi formal. Keberadaan Organisasi informal dapat diilustrasikan sebagai berikut :

Meskipun organisasi informal merupakan refleksi organisasi formal, tetapi terdapat perbedaan cirri-ciri organisasi yang menonjol, secara lebih khusus Argyris mengemukakan empat bidang utama yang membedakan organisasi formal dan organisasi informal, yaitu sebagai berikut ini :

1. Hubungan-hubungan antar pribadi

Dalam organisasi formal hubungan di antara orang-orang ditentukan sedangkan dalam hubungan informal sangat tergantung pada berbagai kebutuhan para anggota.

2. Kepemimpinan

Para pemimpin ditetapkan dan ditunjukan dalam formal, serta muncul dan dipilih dalam informal.

3. Pengendalian dan Keperilakuan

Organisasi-organisasi formal mengendalikan perilaku karyawan melalui balas jasa dan hukuman.Di lain pihak, kelompok-kelompok informal mengendalikan para anggota dengan pemenuhan kebutuhan.

4. Ketergantungan

Karena kemampuan pada organisasi formal berhubungan dengan balas jasa dan hukuman, para bawahan formal lebih tergantung dari para anggota kelompok informal.

Adapun alasan utama terbentuknya organisasi informal adalah karena adanya kebutuhan-kebutuhan penting yang bersifat manusiawi (human needs ) yang harus dipenuhi dan ternyata tidak dapat dipenuhi oleh organiasi formal.

Berikut ini kebutuhan-kebutuhan yang mendasari terbentuknya organisasi informal :

1. Kebutuhan Sosial
2. Rasa memiliki dan Pengenalan diri
3. Pengetahuan tentang perilaku yang diterima
4. Perhatian (simpati)
5. Bantuan dalam pencapaian tujuan
6. Kesempatan berpengaruh dan berprestasi
7. Pelestarian nilai-nilai budaya
8. Komunikasi dan informasi

Disamping itu ada beberapa karakteristik khusus dalam organisasi informal, yaitu :

1. Standart perilaku
2. Tekanan untuk menyesuaikan diri
3. Kepemimpinan informal
4. Sistem status

Dalam banyak hal, organisasi informal membantu organisasi formal, dan tanpa adanya organisasi informal, organisasi formal akan menghadapi hambatan-hambatan yang lebih berat. Melihat hal tersebut, maka bisa disimpulkan secara garis besar mengenai manfaat organisasi informal, yaitu :

1. Sebagai pendukung tujuan organisasi
2. Sebagai alat komunikasi tambahan
3. Sebagai alat pemuas kebutuhan sosial

4. Dapat membantu manajer yang kurang mampu

4. Apa yang dimaksud dengan ‘ Jendela Johari’ ?

Jawab  :

Jendela Johari adalah Jendela yang mencerminkan 4 Kepribadian pada diri sendiri. Jendela ini dibuat agar kita lebih mudah mengenal diri kita sendiri, psikolog terkenal dari Amerika Serikat bernama Joseph Luftdan Harrington Ingham menciptakan konsep ini dengan nama Johari Window atau Jendela Johari pada tahun 1955. Konsep ini menggambarkan bahwa ada empat jendela yang bisa menggambarkan pengenalan diri kita, yaitu sebagai berikut :

1. Open Area

Jendela ini menggambarkan hal-hal (bisa perilaku, persepsi, emosi, pengetahuan, pola pikir, dan keahlian) yang kita ketahui dan orang lain juga tahu tentang hal itu. Jendela yang terbuka ini bisa dibilang sebagai sisi dimana hubungan kita dan orang lain berjalan dengan lancar dan bebas hambatan. Dikarenakan kedua pihak saling mengenal dengan baik dan punya banyak informasi tentang dirinya masing masing. Komunikasi yang lancar ini membuat konflik akan dengan mudah dihindari

2. Blind Area

Jendela ini melukiskan sisi yang tidak tersadarkan pada diri kita, tetapi orang lain mengetahui sisi yang ada di dalam diri kita tersebut. Jendela ini merupakan bagian dimana hubungan kita dengan orang lain berjalan dengan baik, karena kedua belah pihak tahu apa-apa saja di pendampingnya, namun, kurangnya komunikasi bisa menghancurkan hubungan itu.

3. Hidden Area

Jendela ini adalah daerah yang merupakan antonim dari Blind Area, jendela ini memperlihatkan hal-hal yang bersifat pribadi, hanya kita yang tahu namun orang lain tidak tahu akan hal ini, sisi yang ada di hadapan jendela ini hanya akan merugikan satu pihak saja, yaitu pihak yang  selalu menyembunyikan informasi tentang dirinya.

4. Unknow Area

Jendela ini merupakan tempat kita menyembunyikan hal-hal yang kita miliki, karena kurangnya wawasan perihal diri sendiri, hal-hal itu bersembunyi dalam diri kita.

Jendela johari dapat kita ilustrasikan dengan gambar di bawah ini :